函的種類與適用范圍

函的種類與適用范圍

 

一、函的概念

函是平行機關或不相隸屬的機關之間,商治和聯系工作、詢問和答復問題時經常使用的一種公文文體。這種平行公文一般不具有指揮或指示的作用。但實際工作中,上下機關之間聯系工作,詢問、答復或通知某些政策性問題時,也往往使用函。這種函件則具有一定的指示性和指揮性。

 

二、函的適用范圍

“函適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關之在公文的應用中,函的用途是比較廣泛的。不相隸屬機關之間商談公務、接治工作,詢問事情、征求意見,答復問題、請求幫助及告知情況、催辦事務,等等,都可以使用函;向歸口管理部門請求對某一事項予以批準,也可以使用函。函既可以在平行機關及不相隸屬的機關之間使用,也可以在上下級機關之間使用。

函的種類與適用范圍

三、函的種類

按函件的內容和作用分,函可以分為以下五類:

1.商洽性函:

商洽性函為機關(部門)之間聯系和商洽工作時使用。這類函的正文一般有兩部分:

(1)商洽緣由。寫明發函的原因。

(2)商洽事項。明確提出所要聯系和商治事項的具體內容,要注意寫清對對方的要求和希望。

2.詢問性函:

這類函為向對方詢問有關問題,有時也可在簡述某一事項,提出處理意見,請求對方給予答復時使用。正文一般包括兩個方面:

(1)詢問原由。說明詢問的目的或原因,也可敘述有關情況,以使對方了解所詢問問題的由來。

(2)詢問內容。明確而具體地寫明所詢問的問題。

3.答復性函:

這類函為答復對方來函所詢問的問題時使用。上級機關對下級機關一般性的請示,除批復外,也可用函給予答復。正文分為三個層次:

(1)告知情況。說明對方來函收悉,并在簡要復述對方所詢問問題或所提要求后,常用“經…….研究,現答復如下”等語來承上啟下,過渡到下文。

(2)答復意見。針對來函內容,給予明確、具體的答復。

(3)結尾。最后以“此復”“特此函復”或“謹作答復”作結。

如果告知情況部分用了“現答復如下”,則可不寫結尾。

4.委托性函:

這類函是在委托有關部門(單位)代辦某些事項時使用。如各地人民法院經常用它委托有關部門代辦一般性案件,或代查與一般性案件有關的某一情況。正文通常有以下三部分:

(1)委托原由。說明委托的目的以及所要委托代辦或代查等項的基本情況。

(2)委托內容。說明委托代辦或代查的具體要求及應注意的問題,包括時間限制、質量要求或數量指標等詳細內容。

(3)結尾。一般寫“以上事項,希大力協助辦理(或查清)并請盡快回復”等語。

5.告知性函:

這類函是將某一事項或某些情況(包括辦理受托代辦事項的情況等)告知有關部門(單位)時使用的。

它與答復性函非常接近。它們的根本區別是:答復性函是答復對方所詢問的問題,而告知性函則是告知對方代辦或代查事項的情況。

這類函的正文通常有兩部分:

(1)告知原因。說明制發本函的原因。

(2)告知事項。簡要敘述告知對方有關事項的具體內容及應注意的問題。

無論寫哪類函,都必須注意以下兩點:

第一,一函一事,突出中心,有的放矢,及時準確。第二,直述原由,行文簡潔,語言明快,措辭得體。

函的種類與適用范圍

四、私函與公函的區別

私函的文字基本上較為隨意,大多是怎么想就怎么寫,直抒胸臆,較少人為地修飾。相對于私函的口語化,公函的語言顯得更為書面化。公函一般不使用口頭語言而較多使用諸如“均”“系”“暨”“特此函復”“收悉”等文言詞和公文專用語。

公函中除了較少使用口語化的文字之外,一般也不能使用針對個人的寒暄用語。公函是談論公務的信件,對所談的問題要力求開門見山,不能繞圈子,更不能在討論公務的文字中加入諸如“身體好嗎”“工作順利嗎”之類的私人之間的寒暄用語。這類文字非但無助于工作的開展,相反還會使嚴肅的公文庸俗化。另外,在正式的公函中也不能用“此致敬禮”等私函常用的禮貌用語來結尾,而要用“特此函告”“特此函復”之類的公函專用語來收尾。如果是便函則可以用“此致敬禮”來收尾。

明白了公函與私函的區別之后,在擬寫公函時就不能隨意在公函中加入一些“熱情洋溢”的文字,在閱讀公函時,也不能因為來函的文字缺少私函式的“溫情”,就因此斷定發文者不近人情、難以合作。

 

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  • 時間:2019年06月30日 05時39分09秒
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