函的寫作格式要求與注意事項

函的寫作格式要求與注意事項

函的寫作格式

一、函的寫作格式

1.標題

函的標題通常為“發文XX+事由+文種”的形式,如“xxxx關于聯系臨時借房問題的函”。如屬回復問題的函,則多在“函“字前加“復”字。如“關于建設單位為動遷戶建房問題的復函"。

2.發文字號

函要有正規的發文字號,其寫法與一般公文相同,由“XX代字+年號+順序號”組成。大XX的函,可以在發文字號中顯示“函”

3.主送XX

一般來說,由于函的行文對象是明確、單一的,所以多數函的主送XX只有一個。但有時內容涉及部門多,也有排列多個主送XX的情況。

4.正文

需寫明下述三部分內容。

(1)制發函的根據與理由

如:“根據XXX國發[xxxx]xx號文件關于凡新建(包括統建和自建)、擴建宿舍,都應把必需的生活服務設施包括進去,遵守商業服務網點應占新建擴建面積的7%左右的規定,請你局.…….

(2)商治或詢問(答復)以及請求批準的具體事項要求中心明確、內容具體,方便對方辦理或答復。

(3)結尾

通常適宜使用致意性的詞語,如“致以敬禮”“謹致謝忱",或以“特此函告”“特此申請”“為盼”"為荷”等專用語結束上文。

函的寫作要求

二、函的寫作要求

函的寫作,除了要注意格式的規范化外,還要注意以下幾點:

1.行文要直陳事項、言簡意明

這是為了提高辦事效率,對函的內容表達提出的要求。受文單位和有關的其他單位可照做無誤。要達到如此要求,寫作時就要堅持開門見山、直陳事實,以簡要的文字,將需要商洽、詢問(答復)、申請、知照的事項(問題)明確具體地交代清楚。

2.用語謙和,講究分寸

函可以多向行文。行文關系的多樣和復雜,要求其更要注意語言的得體。因此,用語要講究禮節,不使用告誡、命令性的詞語,語氣應委婉得體。涉外公函或不相隸屬XX之間的公函,必要時還要使用尊稱與致意性詞語。但是公函與私人信件有嚴格區別,XX之間的誠懇致意是必要的,但不要形成客套;尊重對方是應當的,但不可過分,形成恭維奉迎。用語應當適度,掌握分寸。比如,對方在工作中給予了充分的支持和合作,在函中說聲“感謝”或“感激”是需要的、恰當的。

3.函主要用于說明有關事項與提出要求事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。

4.函是正式公文的文種,必須行文鄭重必須具備正式公文的規范格式,使用印有發文XX名稱的信紙,擬定標題,編制發文字號,結構要求完整。

寫作函應注意的事項

三、寫作函應注意的事項

1.函是正式公文,必須具備公文的規范格式,公文的組成部分也要求完整。不要把函當成公務信件。

2.扭轉輕視“函”的傾向。函是XXXXXX的正式公文,有它的法定權威性。發文單位要鄭重其事,不能因其是“函”而輕率發出:收文單位要鄭重對待,要公事公辦,一絲不茍,不能因其是“函"

而不予理睬。尤其是向主管部門請示批準的函,它代行請示職能,不能因其不使用“請示”而置之不顧。如果平行XX或不相隸屬XX向主管部門請求批準而用了“請示”,反而是錯用了文種。

 

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  • 時間:2019年06月30日 05時39分23秒
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